Wann ist der richtige Zeitpunkt gekommen, die Hardware auszutauschen? Für Server und Rechner gibt es ziemlich klare Richtlinien. Bei Monitoren und Druckern ist es schwieriger zu entscheiden, wann ein Austausch fällig ist.
Ob kleiner Handwerksbetrieb oder mittelständisches Unternehmen mit 200 Mitarbeitern: Im Prinzip trifft man überall die gleiche Hardware an. Arbeitsplatzrechner, Monitor, Maus, Tastatur, Drucker.
Bei größeren Unternehmen ist auch mindestens ein Server Standard, der Dateiverwaltung, Backup und Benutzerkontensteuerung zentralisiert. Aber selbst Fünf-Personen-Unternehmen betreiben heute oft einen kleinen Server. Der kostet nicht viel mehr als 1000 Euro, der Nutzen aber ist groß. Doch mit der Erstanschaffung ist es nicht getan, nach ein paar Jahren muss Ersatz für die Geräte her. Informationstechnik ist nichts für die Ewigkeit. Doch wann ist der richtige Zeitpunkt, die verschlissene Hardware zu tauschen?
Server
Für viele Unternehmen ist der Server (sind die Server) das Herzstück der IT- Infrastruktur. Fällt der Server aus oder ist er defekt, hat das im schlimmsten Fall zur Folge, dass die Mitarbeiter ihre wichtigen PC-Anwendungen nicht mehr verwenden können und auch keinen Zugriff auf ihre E-Mails mehr haben. Auch könnten beim Server-Defekt Daten gefährdet sein, selbst wenn in der Regel Backups vorliegen.Jedenfalls gilt: „Einen Server-Ausfall gilt es unbedingt zu vermeiden“, so Malte Kögler vom IT-Systemhaus ITSM aus Langenfeld. Deshalb empfiehlt er jedem kleinen und großen Unternehmen, den/ die Server regelmäßig auszutauschen.
Als Größenordnung der Haltbarkeit eines Servers könne man drei bis fünf Jahre nennen. So lang gelten die Wartungsverträge der Hersteller, deren Abschluss er empfiehlt. Während dieser Zeit würde Dell zum Beispiel binnen vier Stunden defekte Festplatten in Servern austauschen. Auch würden die Server dann regelmäßig überprüft.
„Wenn die Wartungszeit vorbei ist, sollten die Server ausgetauscht werden“, sagt auch Gerhard Stolz vom IT-Systemhaus Neininger aus Donaueschingen. Denn dann sei die Gefahr zu groß, dass der Server ausfällt und davon abhängige Arbeiten behindert werden. Auch würde es nach längerer Zeit immer schwieriger, die passenden Ersatzteile zu bekommen.
Beim Server-Austausch gibt es verschiedene Taktiken. Generell versuchen die Techniker die Zeit so kurz wie möglich zu halten, in denen auf den Server nicht zugegriffen werden kann. „Man kann die neuen Server im Hintergrund schon vorbereiten und nach und nach wechseln, sodass immer nur ein Teil eingeschränkt ist“, sagt Gerhard Stolz.
Auch Malte Kögler hält das schrittweise Wechseln von alten auf neue Server für „häufig die beste Lösung“.
PCs
Wie für Server gilt auch für Arbeitsplatzrechner: Alle drei bis fünf Jahre müssen neue her.
Das kann verschiedene Gründe haben. Wenn eine spezielle Software etwa nicht mit dem alten Betriebssystem kompatibel ist, das neue Betriebssystem sich aber wiederum nicht mit dem alten Rechner verträgt, muss das Unternehmen neue Hardware kaufen. Manchmal ist es auch sinnvoll, ein neues Betriebssystem aus Sicherheitsgründen zu installieren. Auch hier gilt: Ist die Hardware nicht geeignet, muss sie ersetzt werden. „Manchmal kann man sich durch den Austausch von Festplatten oder die Erweiterung des Arbeitsspeichers etwas Zeit verschaffen“, sagt Malte Kögler. Doch das könne man nicht immer wieder machen.
„Wenn ein Unternehmen die Arbeitsplatzrechner austauschen will, muss es das nicht auf einen Schlag machen“, sagt Gerhard Stolz. So könne es durchaus sinnvoll sein, immer mal wieder ein paar wenige Rechner auszutauschen. So hätten die Techniker nicht punktuell eine hohe Arbeitsbelastung, es sei gewährleistet, dass regelmäßig die Hardware erneuert wird, und lohnenswerte Rabatte für große Bestellungen gebe es ohnehin nicht mehr. „Ob Sie zehn oder 50 Computer bestellen – das macht preislich kaum einen Unterschied“, sagt Stolz.
Laut Stolz spielt die Energieeffizienz von Hardware eine immer wichtigere Rolle. So würden Unternehmen vermehrt darauf achten, dass stromsparende Bauteile in der Hardware verbaut sind.
Eine Alternative zum leistungsfähigen großen Tower-PC könnten etwa Nettop-Geräte sein, die in der Regel weniger Strom verbrauchen und noch dazu leiser und platzsparender sind.
Werden PCs ausgetauscht, ist die Arbeit an diesem Arbeitsplatz zu diesem Zeitpunkt nicht möglich. Deshalb versuchen die Techniker – wie den Server – die Rechner so weit wie möglich vorzubereiten, bevor sie ihn am Arbeitsplatz installieren. Auch findet die Arbeit häufig nachts oder am Wochenende statt, damit der Arbeitsausfall so gering wie möglich gehalten wird.
Monitore
Monitore laufen laut beiden Experten „bis sie kaputt sind“. Allerdings gibt es eine Einschränkung: Sie müssen größer als 22 Zoll sein. Das sei zurzeit in der Regel die Mindestgröße für Bildschirme, sagt Gerhard Stolz. Malte Kögler bestätigt:
„Der Trend geht hin zu großen Monitoren. Die meisten, die zurzeit verkauft werden, hätten eine Bildschirmdiagonale von 22 bis 27 Zoll“.
Ist das Kriterium der Größe erfüllt, könnten Monitore auch über fünf und mehr Jahre lang in einem Unternehmen in Betrieb sein. Werden Monitore ausgetauscht, habe das in der Regel konkrete Gründe, sagt Kögler etwa, wenn sich Mitarbeiter beschweren, dass ihnen das Arbeiten daran schwer falle.
Bei neuen Bildschirmen wird neben der Größe auch auf die Einstellmöglichkeiten geachtet. „Die Mitarbeiter müssen sie in der Höhe verstellen, neigen und drehen können“, sagt Kögler, „Ergonomie spielt eine Rolle.“
Tastatur und Maus
Die Eingabegeräte Tastatur und Maus kommen in der Regel mit den neuen Rechnern, haben also eine Laufzeit von drei bis fünf Jahren. Kögler und Stolz berichten von Sonderwünschen, die immer mal wieder geäußert werden. So würden inzwischen viele Unternehmen drahtlose Tastaturen und Mäuse bevorzugen. Einen Austausch im laufenden Betrieb gebe es selten.
Drucker
Drucker ähneln Monitoren was den Verbleib im Unternehmen angeht. „Sie werden in Regel so lange wie möglich genutzt“, sagt Gerhard Stolz. Malte Kögler empfiehlt wie für Server Serviceverträge mit den Herstellern der Drucker „auch, wenn die nicht ganz günstig sind“. Davon unabhängig sollten Drucker etwa alle fünf bis sieben Jahre ausgetauscht werden. Eine Alternative zum Kauf sind Leasing- und Mietverträge. Auch könne man Drucker nutzen, bei denen pro gedrucktem Blatt bezahlt wird. „Das ist am Ende ein Rechenexempel“, sagt Malte Kögler.
Was passiert mit den alten Geräten?
Aussortierte Geräte kommen in der Regel auf den Müll. Die Festplatten der Server und PCs werden ausgebaut und nach den bestehenden Standards vernichtet. Die Unternehmen erhalten für jede ein Zertifikat, dass die Festplatte tatsächlich vernichtet wurde und die Daten unzu- gänglich sind. Malte Kögler sagt, dass die Entscheidung bei Monitoren dagegen oft schwierig sei. Manche seien durchaus noch gebrauchs- fähig, ließen sich aber nur schwer verkaufen. Weiterverkaufen aller aussortierter Hardware lohne sich in der Regel nicht.