,,If you can’t measure it, you can’t manage it“: Das ist das Prinzip von IT-Monitoring. Nur Fehler, die bekannt sind, können behoben werden. Für Ein-Mann-Unternehmen und Großkonzerne ist die Analyse der eigenen IT gleichermaßen möglich und sinnvoll. Ein Unternehmen, das Metallteile fräst, weiß: Der Fräskopf wird stumpf, er muss regelmäßig geschärft, irgendwann ausgetauscht werden. Der Fräser ist ein Verbrauchsmaterial. Und auch die komplette Maschine hält ohne Wartung nicht ewig. Das Unternehmen stellt sich darauf ein: Es überwacht Maschinen- und Werkzeugzustand, tauscht und wartet, bevor ein Problem auftaucht und die Maschine womöglich nicht mehr funktioniert und Stillstand produziert. In der Zukunft könnten dank RFID-Chips sogar einzelne winzig kleine, versteckte Bauteile einer Maschine überwacht werden, sodass diese rechtzeitig ausgewechselt werden könnten.
Was im produzierenden Gewerbe ganz normal ist, hat sich inzwischen auch im Dienstleistungssektor in der IT durchgesetzt: Überwachung aller Komponenten des gesamten IT-Systems. „Viele Unternehmen haben ihr Bewusstsein für ein Monitoring in den vergangenen Jahren geschärft„, sagt Björn Friedrich, Geschäftsführer des Systemhauses Fachin & Friedrich aus Brakel bei Paderborn. Denn wie im produzierenden Gewerbe gilt auch in der IT: Die meisten Einzelteile wie Server, Festplatten, Drucker, Switches, Kabel und Netzteile sind keine Geräte für die Ewigkeit. Sie unterliegen einer bestimmten Lebensdauer, müssen auf jeden Fall gewartet und in regelmäßigen Abständen ausgetauscht werden. ,,Den richtigen Zeitpunkt zu finden und zu verhindern, dass defekte Teile zum Ausfall der IT führen, dafür ist das IT-Monitoring zuständig„, sagt Friedrich. Ein Beispiel: Werden die Festplatten in einem Server nicht überwacht, sind sie irgendwann voll. Das führt im schlechtesten Fall dazu, dass sich der Server nicht mehr starten lässt. Ein Monitoring warnt rechtzeitig: Es wird mehr Speicherplatz benötigt.
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IT-Monitoring spart Zeit
Ein auf das Gesamtsystem gut abgestimmtes IT-Monitoring arbeitet aber nicht nur präventiv, sondern überwacht permanent die aktuelle Performance. So ist es für manche Unternehmen vielleicht notwendig, dass E-Mails oder andere über das Netzwerk versendete Nachrichten garantiert sofort verschickt werden, etwa um Deadlines einzuhalten. Ein Monitoring-System überwacht, ob E-Mails überhaupt und mit welcher Verzögerung verschickt werden. Und auch, ob die Software auf dem aktuellen Stand der Dinge ist, kann ein Monitoring überprüfen. Das führt nicht nur zu mehr IT-Sicherheit, sondern spart in manchen Fällen auch mehrere Stunden Zeit, zum Beispiel, wenn eine neue Version eines Programms installiert werden muss, wofür es notwendig ist, dass das Betriebssystem mit den aktuellen Servicepacks und Updates versorgt ist. Würde letzteres nicht regelmäßig durchgeführt, müssen alle notwendigen Updates am Stück installiert werden, bevor die neue Software aufgespielt werden kann.
Das Thema IT-Sicherheit überzeugt laut Björn Friedrich inzwischen auch kleine Unternehmen von einem Monitoring-System, die bisher daran kein Interesse hatten. Die Bedrohungslage sei kritischer, manches auch komplexer geworden, weil mehr Anwendungen über die IT abgewickelt werden. ,,Da ist es einfach wichtig, den Überblick zu behalten und systematisch die Zustände des Systems zu prüfen„, sagt Friedrich, ,,IT-Monitoring ist wichtiger als früher„. Auch für die zukünftige Planung und Konzeption des IT-Systems seien valide Daten über Auslastung und Performance wichtig. Wenn sich zum Beispiel herausstellt, dass nur die Hälfte der zur Verfügung stehenden Rechenleistung benötigt wird, könne man diese so anpassen, dass die Hardware effizienter ihren Dienst erfüllt. Ohne Monitoring würde das niemand mitbekommen, weil jeder denkt: Es läuft ja. Das Systemhaus Fachin & Friedrich unterstützt Unternehmen mit einem bis zu mehreren Hundert Mitarbeitern. Für alle, die auf die Überwachung ihres IT-Systems nicht verzichten wollen, setzen Björn Friedrich und seine Kollegen auf eine Monitoring-Software, die sie gekauft und an ihre Bedürfnisse angepasst haben. Sie ist so variabel, dass sie an alle Bedürfnisse von Unternehmen adaptierbar ist, sagt Friedrich. So könne sie in einem Ein-Mann-Unternehmen für ein paar Euro im Monat etwa nur prüfen, ob die installierte Software auf dem aktuellen Stand ist. Bei größeren IT-Systemen werden je nach Wunsch mehrere hundert verschiedene Parameter überwacht, darunter Speicherkapazitäten, Datensicherung, Hardware- und Netzwerkauslastung, E-Mail-Kommunikation, Druckerstatus und IT-Sicherheitsmaßnahmen.
Was macht das Systemhaus eigentlich?
Die Analysesoftware wird zum Beispiel auf einem Computer oder einem Server des Firmennetzwerks installiert. Nun gibt es verschiedene Möglichkeiten: Die Software verschickt entweder regelmäßig und verschlüsselt die Report-Daten an das Systemhaus, das sich um alle weiteren Schritte automatisch kümmert (etwa dann, wenn ein Wartungsvertrag besteht). Erhält das Systemhaus die Nachricht, dass die Festplatte nur noch zehn Prozent freie Speicherkapazität hat, liefert es eine größere. Je nach Vereinbarung könnten diese Schritte auch zuerst mit dem Kunden besprochen werden. Bei größeren Unternehmen, die ihre IT weitgehend selbst verwalten, kann der IT-Mitarbeiter die Report-Daten auch selbst auswerten, ohne, dass sie an Dritte versendet werden. Björn Friedrich schätzt, dass sich der Kauf einer eigenen Monitoring-Software für ein Unternehmen erst ab 500 Arbeitsplätzen in einem Netzwerk lohnt. Besteht zwischen Kunde und Systemhaus ein Wartungsvertrag, gibt es noch einen Grund mehr für ein Monitoring-System, sagt Björn Friedrich. ,,Es macht transparent, was das Systemhaus eigentlich macht und wie Kosten entstehen.“ Denn erkennt das Monitoring Fehler oder Kapazitätsengpässe und dokumentiert diese, kann das Systemhaus nachweisen, warum es eine Festplatte ausgetauscht oder eine neue Software eingespielt hat.